15.10.2018
Xu hướng xây dựng và triển khai các hệ thống quản lý thư viện trực tuyến đã có từ lâu trên thế giới. Ở nước ta, việc xây dựng và quản lý thư viện trực tuyến đang và sẽ là một xu hướng tất yếu và quan trọng của bất kỳ thư viện nào trong hiện tại và tương lai. Để có thể xây dựng được một hệ thống thư viện trực tuyến hiện đại, bản thân thư viện cần có nhiều sự chuẩn bị cả về phương tiện kỹ thuật và thời gian tiến hành. Một trong những yếu tố đặc biệt quan trọng là việc lựa chọn các giải pháp, sản phẩm phần mềm hiệu quả, đáp ứng đầy đủ các tiêu chí cũng như điều kiện hiện có của thư viện. OpenBiblio là một trong số những sản phẩm phần mềm đã đạt được những thành công lớn đối với nhiều hệ thống thư viện trên thế giới và đang trong quá trình được Việt hoá để triển khai rộng rãi, góp phần giúp cho các thư viện ở nước ta dễ dàng hơn trong việc triển khai cho mình một hệ thống thư viện trực tuyến hoàn chỉnh và đáp ứng nhu cầu của người dùng.

1. Khái quát về phần mềm OpenBiblio

OpenBiblio là một phần mềm quản trị thư viện tích hợp mã nguồn mở được Dave Stevens tạo ra vào năm 2002, khi ông quan tâm đến việc xây dựng một hệ thống thư viện dễ sử dụng, có đầy đủ tài liệu hướng dẫn và dễ cài đặt. Phần mềm Openbiblio đã trở nên rất phổ biến với các thư viện nhỏ và nông thôn trên toàn thế giới do sự đơn giản của nó, hỗ trợ ngôn ngữ phong phú và các tài liệu được lưu hành tốt. Người chịu trách nhiệm bảo trì hệ thống phân phối và triển khai OpenBiblio trên thế giới hiện tại là Hans van der Weij [3].

OpenBiblio là một phần mềm đơn giản, sử dụng giao diện web để thực hiện tự động hoá hoạt động của một thư viện. Phần mềm được viết bằng ngôn ngữ PHP và được thiết kế cho các thư viện nhỏ với nguồn lực ít hơn 50.000 tên tài liệu [1], phù hợp với mọi loại hình thư viện như: thư viện trường học, thư viện công cộng, thư viện các viện nghiên cứu... OpenBiblio sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL nên về mặt lưu trữ và xử lý dữ liệu đảm bảo đạt hiệu quả tốt như các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác.

Hình 1. Trang giao diện chính của phần mềm OpenBiblio

OpenBiblio là một phần mềm mã nguồn mở nên rất mềm dẻo và linh hoạt trong việc thiết kế và triển khai, nó không ngừng được cải tiến và phát triển bởi một cộng đồng rộng lớn khắp thế giới, giúp cho mọi người có thể sử dụng thư viện trực tuyến một cách dễ dàng, tiện lợi và linh hoạt. Với cấu trúc hướng dịch vụ nên người dùng có thể truy cập và sử dụng thư viện trực tuyến mọi lúc mọi nơi, trên tất cả các máy tính và thiết bị có cài đặt trình duyệt web. Điều này góp phần tạo nên sự tiện dụng và thoải mái cho người dùng thư viện. Sự linh hoạt trong phát triển này cũng giúp cho việc tuỳ chỉnh và nâng cấp các phiên bản của phần mềm được nhanh chóng và hiệu quả hơn.

OpenBiblio chứa các phân hệ cơ bản như: OPAC, Lưu thông, Biên mục, Quản lý và Báo cáo từ cơ sở dữ liệu. Hệ thống này rất thích hợp cho các thư viện và các tổ chức có những hạn chế về tài chính, kỹ thuật và nhân lực khi triển khai các phần mềm có phí hoặc các phần mềm nguồn mở khác như Koha hoặc Evergreen [1]. Ngoài các phân hệ cơ bản, OpenBiblio còn chứa các mối quan hệ chi nhánh và đặc biệt là chức năng thống kê, báo cáo hết sức mềm dẻo, tuỳ biến dễ dàng. Những ưu điểm trên đã đưa OpenBiblio trở thành hệ quản trị thư viện tích hợp mã nguồn mở nổi tiếng, được nhiều thư viện lớn nhỏ trên thế giới sử dụng.

OpenBiblio có khả năng tương tác tốt, tương thích với các hệ thống khác một cách dễ dàng. Đây cũng là một trong những ưu điểm của OpenBiblio giúp cho việc triển khai được dễ dàng hơn. Open- Biblio có khả năng tương thích với nhiều hệ điều hành khác nhau, phần mềm này có thể chạy trên cả hệ điều hành Linux và Windows. Khi cài đặt phần mềm đòi hỏi phải cài đặt PHP và MySQL. Sau khi triển khai hệ thống, người dùng có thể sử dụng OpenBiblio như một công cụ hiệu quả để xây dựng các cơ sở dữ liệu thư mục, dữ liệu số, có hướng dẫn đơn giản, các tài liệu hướng dẫn cài đặt và sử dụng có sẵn trực tuyến. OpenBiblio dựa trên định dạng MARC 21 nên sẽ hỗ trợ kiểm soát chất lượng các biểu ghi thư mục theo chuẩn MARC 21.

Về mặt nghiệp vụ, OpenBiblio được xây dựng dựa trên các chuẩn chung của hệ thống các thư viện trên thế giới. Điều này góp phần chuẩn hoá và làm cho phần mềm này trở nên ngày càng phổ biến hơn.

2. Những thuận lợi và khó khăn khi các thư viện triển khai phần mềm OpenBiblio

2.1. Những thuận lợi khi triển khai OpenBiblio

Tiết kiệm chi phí

Thuận lợi đầu tiên và quan trọng nhất phải kể đến đó là việc tiết kiệm chi phí triển khai phần mềm OpenBiblio cho các thư viện vì đây là một phần mềm mã nguồn mở miễn phí. Khi triển khai OpenBiblio, các thư viện sẽ không phải trả các khoản phí mua bản quyền. Việc tiết kiệm chi phí bản quyền này càng có ý nghĩa hơn đối với các thư viện nhỏ vốn có nguồn lực tài chính yếu. Họ sẽ có nhiều cơ hội hơn trong việc tiếp cận công nghệ xây dựng thư viện mới, hiện đại và chất lượng hơn.

Cấu trúc theo chuẩn

OpenBiblio được xây dựng và cấu trúc theo chuẩn với đầy đủ các chức năng cơ bản và tiện dụng. Điều này góp phần quan trọng trong việc chuẩn hoá, giúp cho các thư viện hoạt động hiệu quả hơn dựa trên các chuẩn thống nhất. Phần mềm này đã và đang được sử dụng khá phổ biến trên thế giới, đặc biệt hỗ trợ rất nhiều cho các thư viện nhỏ, thư viện nông thôn, thư viện trường học nhỏ... Việc sử dụng theo chuẩn sẽ giúp liên kết các thư viện và hỗ trợ quá trình nâng cấp được dễ dàng hơn.

Tính tiện dụng và dễ dàng triển khai

Với cơ chế lưu trữ dữ liệu hợp lý và tương thích với nhiều hệ thống, nhiều hệ điều hành, Open Biblio sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của các hệ thống và các loại hình thư viện khác nhau. Với kiến trúc hướng dịch vụ web, OpenBiblio hỗ trợ việc số hoá tài liệu và đưa kho tài liệu lên mạng được dễ dàng hơn. Người dùng có thể sử dụng thư viện trực tuyến mọi lúc, mọi nơi trên tất cả các thiết bị có trình duyệt web. Giao diện mượn/ trả, tra cứu dễ sử dụng nên sẽ đáp ứng được nhu cầu của nhiều đối tượng người dùng.

2.2. Những khó khăn khi triển khai Open Biblio

Bên cạnh những thuận lợi cũng tồn tại những khó khăn nhất định trong việc áp dụng rộng rãi OpenBiblio. Trước hết là vấn đề hướng dẫn sử dụng. Đây cũng là nhược điểm chung của các phần mềm mã nguồn mở. Do cộng đồng phát triển của phần mềm OpenBiblio rất linh hoạt, đa dạng nên để có một hướng dẫn sử dụng hoàn chỉnh là điều khó khăn. Chúng ta chỉ có những tài liệu hướng dẫn mang tính tương đối và phù hợp với phiên bản hiện tại mà phần mềm đang được cài đặt. Do vậy, sau khi triển khai, người dùng OpenBiblio cần xem các hướng dẫn sử dụng phù hợp với phiên bản mà mình đang sử dụng.

Đối với các thư viện nông thôn, việc sử dụng máy tính và công nghệ cũng là một thách thức lớn với những người dùng. Do đó, việc triển khai OpenBiblio ở những thư viện vùng xa còn gặp nhiều khó khăn, cũng cần phải có sự vào cuộc của các ban, ngành chức năng, hỗ trợ thực hiện việc triển khai thư viện trực tuyến theo lộ trình và cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ phía các thư viện.

Một khó khăn nữa cần kể đến là OpenBiblio có giới hạn đối với số lượng các tài liệu. Do phần mềm được thiết kế cho các thư viện nhỏ với nguồn lực ít hơn 50.000 tên tài liệu, nên nếu các hệ thống thư viện có số lượng tài liệu nhiều hơn thì phải chuyển sang sử dụng các phần mềm khác như Koha hay Evergreen.

OpenBiblio vẫn còn khá mới mẻ ở Việt Nam, nên việc triển khai và sử dụng cần phải có thời gian và sự chuẩn bị tốt từ nhiều phía, trong đó có các thư viện vừa và nhỏ. Đây cũng là một khó khăn khi vẫn còn có nhiều thư viện nhỏ hoạt động hoàn toàn dựa trên cách thức truyền thống và chưa sẵn sàng để triển khai một hệ thống thư viện trực tuyến hiệu quả hơn.

3. Những chức năng của phần mềm Open Biblio

3.1. Chức năng thêm mới tài liệu vào thư viện

Thêm mới tài liệu là một chức năng không thể thiếu đối với bất kỳ thư viện nào. Đây là chức năng quan trọng nhất của hệ thống. Người dùng có thể thêm mới một thư mục, sau đó tạo mã vạch cho thư mục vừa tạo, mỗi thư mục phải được gán một mã vạch để dễ dàng lưu trữ và tìm kiếm sau này. Sau khi đã có các thư mục, người dùng có thể tải lên các tập tin tài liệu từ máy tính của mình (thêm Marc Data).

Hình 2. Chức năng thêm mới thư mục của OpenBiblio

Chương trình cũng cho phép tuỳ chọn “Hiển thị trên OPAC”, nếu người dùng muốn tài liệu được hiển thị thì chọn “Đồng ý”.

 

Hình 3. Giao diện thêm mới tập tin tài liệu

3.2. Chức năng quản lý tài khoản người dùng

OpenBiblio trang bị đầy đủ các chức năng giúp cho việc quản lý người dùng của hệ thống được dễ dàng và tiện dụng hơn. Phần mềm cung cấp nhóm chức năng quản lý tài khoản người dùng hiệu quả và linh hoạt, gồm có: cấp tài khoản cho các nhân viên quản lý thư viện, tạo tài khoản chung cho tất cả người dùng vào truy cập thư viện, thêm mới người dùng, cập nhật thông tin người dùng, tìm kiếm thành viên trong thư viện.

Hình 4. Chức năng quản lý tài khoản người dùng của OpenBiblio

 3.3. Chức năng mượn/ trả tài liệu 

Chức năng mượn/ trả tài liệu là một chức năng quan trọng nằm trong nhóm chức năng Lưu thông tài liệu mà bất kỳ hệ thống thư viện nào cũng cần phải có. OpenBiblio cung cấp các chức năng mượn/ trả rất tiện dụng cho người dùng. Ví dụ như, khi mượn tài liệu cho người dùng nào thì người quản lý vào phần lưu thông tìm người dùng đó. Nếu biết chính xác mã vạch của thư mục thì điền vào ô ở mục “Thư mục đăng ký mượn”, nếu không thì nhấn nút tìm kiếm để tìm thư mục cần mượn.

Sau khi tìm được thư mục, người dùng sẽ thực hiện mượn tài liệu. Tiếp tục bấm vào liên kết “Đăng ký mượn/ trả” khi đó mã vạch của thư mục trên sẽ tự động được đẩy vào phần “Đăng ký mượn thư mục”, tiếp theo bấm “Đăng ký mượn”, kết quả mượn sẽ được hiện lên, quá trình mượn tài liệu hoàn tất.

Trường hợp thư mục mà người dùng muốn mượn hiện đang có người khác mượn thì có thể để lại yêu cầu giữ. Yêu cầu này sẽ báo cho nhân viên quản lý thư viện biết và sẽ ưu tiên cho người này mượn đầu tiên khi thư mục đó được trả.

Chức năng trả tài liệu cũng tương tự như chức năng mượn. Muốn trả tài liệu cho người dùng nào thì vào tài khoản của người dùng đó để trả. Người quản lý nhập mã vạch của thư mục cần trả vào ô “Số mã vạch” sau đó bấm “Cất vào giá sách”, thư mục sẽ được xếp vào giá đồng thời hiển thị trên màn hình cho quản lý biết là đã trả thành công.

Hình 5. Giao diện chức năng trả tài liệu

 3.4. Chức năng xuất báo cáo 

Cũng như những hệ thống thư viện trực tuyến khác, OpenBiblio cung cấp chức năng xuất báo cáo một cách chi tiết và linh hoạt. Để sử dụng chức năng này, người quản lý cần chọn mục báo cáo, một loạt các tiêu chí sẽ được hiện ra để chạy chức năng xuất báo cáo.

3.5. Chức năng tìm kiếm thư mục và tìm kiếm người dùng

OpenBiblio cung cấp nhóm các chức năng tìm kiếm thư mục và tìm kiếm người dùng rất linh hoạt nhằm hỗ trợ quá trình quản lý và sử dụng thư viện hiệu quả hơn. Có nhiều cách tìm kiếm thư mục để người dùng lựa chọn, như tìm theo mã vạch của sách, lựa chọn này yêu cầu người dùng phải rất quen thuộc với sách trong thư viện. Hầu hết người dùng lựa chọn cách tìm kiếm theo tiêu đề, tác giả, hoặc chủ đề vì cách này vừa đơn giản lại vừa có hiệu quả hơn.

Hình 6. Chức năng tìm kiếm thư mục

Khi cần một người dùng, người quản lý chọn Lưu thông, Tìm kiếm thành viên, có 3 kiểu tìm kiếm là tìm kiếm theo mã thẻ, theo tên thành viên hoặc tìm kiếm không cần điều kiện nào, khi đó sẽ hiển thị danh sách tất cả các thành viên của hệ thống.

4. Xu hướng sử dụng OpenBiblio trong tương lai ở Việt Nam

Nền tảng Internet và hạ tầng viễn thông ở nước ta đã được triển khai khá tốt trong hơn 10 năm qua. Tuy nhiên, số lượng các hệ thống thư viện trực tuyến vẫn còn rất hạn chế, nhất là đối với những nơi còn yếu về công nghệ, xa xôi và thiếu phương tiện kỹ thuật (các thư viện tuyến huyện, xã, nơi vùng sâu, vùng xa...). Việc lựa chọn một giải pháp phần mềm mã nguồn mở miễn phí như OpenBiblio là một quyết định phù hợp trong điều kiện các thư viện vừa và nhỏ ở nước ta. Yếu tố quan trọng còn lại chỉ là những nỗ lực từ phía các cơ quan, đơn vị và các thư viện trong việc trang bị cơ sở hạ tầng (máy tính, kết nối mạng) và quá trình tiếp nhận phần mềm OpenBiblio để triển khai.

Nhận thức được tầm quan trọng cũng như những ưu điểm dễ dàng cài đặt và triển khai cho các thư viện, Liên Chi hội Thư viện Nam Trung Bộ và Tây Nguyên đã tích cực tham gia đóng góp vào việc tuỳ chỉnh, Việt hoá ngôn ngữ để hỗ trợ cho việc xây dựng các thư viện trực tuyến ở nước ta. Đối tượng được ưu tiên triển khai nhất là các thư viện huyện vừa và nhỏ. Dự kiến lộ trình Việt hoá sẽ diễn ra nhanh nhất có thể.

Sau khi đã triển khai, các thư viện sẽ dần làm quen và hiểu được cách thức hoạt động của phần mềm OpenBiblio. Giai đoạn tìm hiểu này cũng không quá khó vì OpenBiblio là một phần mềm quản lý thư viện trực tuyến rất tiện dụng và linh hoạt. Người dùng chỉ cần làm quen với các thao tác cơ bản, sau một thời gian sẽ có thể thực hiện được nhiều thao tác phức tạp hơn, từ đó sẽ quản lý được thư viện một cách hiệu quả.

Dự kiến trong thời gian tới, OpenBiblio sẽ ra đời phiên bản được hỗ trợ bằng tiếng Việt. Điều này là một tín hiệu vui cho các thư viện ở nước ta, khi mà ngôn ngữ sẽ không còn là trở ngại khi sử dụng phần mềm quản lý thư viện nữa. Các thư viện ở vùng xa sẽ có nhiều cơ hội trong việc tiếp cận công nghệ mới, giúp cho quá trình quản lý các thư viện trở nên hiệu quả và chất lượng hơn.

Kết luận

OpenBiblio là một phần mềm mã nguồn mở hiện đại, rất phù hợp để xây dựng hệ thống thư viện trực tuyến hiện đại, có đầy đủ tính năng và theo chuẩn quốc tế. Với nhiều tính năng tiện dụng, tiện ích đa dạng, OpenBiblio là một giải pháp tốt cho việc xây dựng các thư viện trực tuyến hiện đại ở mức nhỏ và vừa. Ngoài việc cung cấp dịch vụ, OpenBiblio còn hỗ trợ khả năng tự động hoá, giúp các thư viện nâng cao chất lượng hoạt động. Đây cũng là cơ hội lớn cho các thư viện ở nước ta áp dụng công nghệ mới để nâng cao chất lượng hoạt động quản lý và phục vụ người dùng. Để có thể ứng dụng phần mềm OpenBiblio một cách hiệu quả thì việc nhận thức tầm quan trọng là chưa đủ, chúng ta cần có một lộ trình áp dụng xuyên suốt, cần nhiều sự quyết tâm và nỗ lực lớn từ các ban, ngành chức năng, đội ngũ Việt hoá phần mềm và các thư viện.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. OpenBibilio - Rất dễ dàng để sử dụng miễn phí phần mềm thư viện tích hợp. http://bpl.vn/2016/09/05/openbibilio.

2. EIFL, How to install OpenBiblio on Windows. http://www.eifl.net/sites/default/files/openbiblioinstallationandusageinstructionstz.pdf.

3. OpenBiblio. http://en.wikipedia.org/wiki/Open Biblio.

4. OpenBiblio - Browse File on Sourceforge. https:// sourceforge.net/projects/obiblio/files/.

5. OpenBiblio Documentation Page. http://openbiblio.github.io/openbiblio_docs/ root.html.

6. OpenBiblio Main Page. http://obiblio.sourceforge.net/.

7. Open Biblio Tutorial. https://sites.google.com/site/openbibliotutorial/.

__________

ThS.Nguyễn Danh Minh Trí

Khoa Thư viện -Thông tin học, ĐHKHXH&NV Tp. Hồ Chí Minh

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Hạnh

Khoa ngôn ngữ và văn hoá nước ngoài - ĐH Văn Hiến

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2017. - Số 5. - Tr. 8-12.

Kim Chi sưu tầm

 

Số lần đọc: 38
Tin liên quan